Статьи

Отчет управляющей организации перед клиентами

Завершился календарный год, а это значит, что наступило время подготовки отчетности не только для контролирующих органов, но и для собственников помещений в многоквартирном доме. Однако, в отличие от бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, форма и порядок заполнения которых регламентируются нормативными документами, отчет управляющей организации формируется ею самостоятельно. Это требует свободного владения внутренней информацией компании, творческих навыков и аналитических способностей. В статье приведены некоторые предложения по составлению такого отчета.

Форма и порядок — предмет согласования

Согласно п. 11 ст. 162 ЖК РФ, если иное не установлено договором управления многоквартирным домом, управляющая организация ежегодно в течение первого квартала текущего года представляет собственникам помещений в многоквартирном доме отчет о выполнении договора управления за предыдущий год. Это единственная норма закона, в которой упоминается об отчете управляющей компании перед клиентами. Ни форма, ни содержание, ни порядок представления отчета, ни последствия поступления от собственников квартир возражений по нему не оговорены в нормативных документах.

Для управляющей организации, которая выбрана по результатам открытого конкурса, проводимого органом местного самоуправления, требования несколько конкретизированы: за 15 дней до окончания срока действия договора она должна предоставить собственникам помещений возможность ознакомиться с ежегодным письменным отчетом об исполнении договора управления, включающим информацию о выполненных работах, оказанных услугах по содержанию и ремонту общего имущества, а также сведения о нарушениях, выявленных уполномоченными контрольными органами (пп. 14 п. 14 Правил проведения органом местного самоуправления открытого конкурса по отбору управляющей организации для управления многоквартирным домом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.02.2006 N 75).

В связи со всем сказанным нужно весьма критически относиться к выпускаемым органами местного самоуправления документам, которыми утверждаются примерные формы отчета. Местные власти не могут требовать составления отчета от управляющих организаций, кроме той ситуации, когда находящиеся в управлении помещения принадлежат к муниципальному жилфонду. Главная цель подобных документов — повысить правосознание собственников помещений (чтобы граждане знали, чего требовать от управляющей компании).

Обратите внимание! Орган местного самоуправления не вправе навязывать управляющей организации форму отчета перед собственниками помещений.

Итак, форма, сроки и порядок представления отчета могут быть согласованы только в договоре управления. Как правило, управляющая организация разрабатывает свою форму (удобную для составителей), указывает ее в качестве приложения к договору, а также определяет сроки, периодичность и порядок доведения отчета до собственников. Однако встречаются и иные ситуации -когда в договоре управления нет ни слова про отчетность исполнителя. В этом случае собственники на основании закона вправе требовать отчет в течение первого квартала календарного года, но для формального выполнения данного требования управляющей организации будет достаточно изготовить банальную «отписку». Ответственности за непредставление отчета клиентам управляющая организация не несет. В самом худшем для нее случае собственники просто могут изменить способ управления (выбрать другую управляющую организацию), расторгнув тем самым договор с предыдущей компанией*(1).

Если же форма, сроки и порядок представления отчета установлены в договоре, там же может найтись место и для определения ответственности за их нарушение уже в виде финансовых санкций.

Зачем нужен отчет собственнику помещения?

Очевидно, что главная заинтересованная сторона — собственники помещений. Отчет необходим им как источник информации о выполненных (оказанных) управляющей организацией работах (услугах). Поскольку объектом управления является многоквартирный дом и жильцам не нужна информация по другим домам, отчет должен содержать сведения только по одному дому.

Как известно, при заключении договора управления стороны обязаны определить перечень работ и услуг по содержанию и ремонту общего имущества, а также коммунальных услуг, которые должны быть предоставлены управляющей организацией собственникам помещений в течение срока действия договора. В дальнейшем управляющая организация лишь выставляет собственникам счет (платежный документ) согласно договору. В свою очередь, приемки выполненных работ (оказанных услуг) в традиционном ее понимании (с подписанием акта между заказчиком и исполнителем) не происходит. Правила содержания общего имущества (п. 40) дают собственникам помещений право в соответствии с условиями договора:

  • получать информацию о перечнях, объемах, качестве и периодичности оказанных услуг и выполненных работ (не позднее 5 рабочих дней с даты обращения);
  • проверять объемы, качество и периодичность оказания услуг и выполнения работ (в том числе путем проведения соответствующей экспертизы);
  • требовать от ответственных лиц устранения выявленных дефектов и проверять полноту и своевременность их устранения.

О порядке реализации указанных прав в нормативном документе не говорится. В частности, в каком виде должен быть составлен запрос и предоставлена информация о перечнях, объемах, качестве и периодичности услуг и работ? В платежном документе может найти отражение только информация о сумме перерасчета платы за коммунальные услуги, содержание и ремонт жилья в случае нарушения качества или периодичности оказания этих услуг (пп.«д» п. 38 Правил предоставления коммунальных услуг). Также исполнитель коммунальных услуг обязан составлять акт об их непредоставлении. Вместе с тем о фактическом объеме, видах и стоимости оказанных услуг в отношении общего имущества многоквартирного дома в целом информация каждому отдельному собственнику недоступна. Иначе говоря, у каждого отдельного собственника не складывается «картинка» в целом по дому, а показатели из платежного документа, касающиеся только его доли в общем имуществе, по сути неинформативны.

Таким образом, интерес собственников помещений понятен — они хотят знать соотношение уплаченных ими (предъявленных к уплате) сумм с объемом и видами запланированных (фактически выполненных) работ и услуг. Поэтому с точки зрения собственника отчет управляющей организации должен быть максимально детализирован, наполнен исчерпывающей информацией о состоянии общего имущества, выполненных работах, их стоимости, причем эта информация должна быть предоставлена в понятном, удобном виде (таблицы, графики, диаграммы). Добиться этого собственники могут, только если настоят на утверждении конкретной формы отчета как приложения к договору управления. Однако в настоящее время по многим причинам (в первую очередь низкий уровень правосознания и активности граждан, а также неразвитая конкуренция на рынке управления многоквартирными домами) при согласовании условий договора управления перевес сил на стороне управляющей организации. Собственники же, как правило, соглашаются на все предложенные условия, зачастую даже не ознакомившись с проектом договора до его непосредственного принятия. Поэтому тот вариант развития событий, когда собственник получит идеальный для него отчет управляющей организации, практически нереален. Компания представит такой отчет, который ей удобно составлять. Поэтому остается выяснить: какую выгоду может извлечь сама управляющая организация из представления потребителям отчета? Или отчет является только обузой для компании, отвлекающей трудовые и материальные затраты (в связи с чем его составляют неинформативным, недетализированным, лаконичным)?

Зачем нужен отчет управляющей организации?

По нашему глубокому убеждению, отчет управляющей организации перед собственниками помещений при грамотном подходе к его составлению и, конечно, при условии долгосрочной стратегии присутствия на рынке может стать эффективным инструментом воздействия на собственников помещений.

Главная функция отчета с точки зрения управляющей организации — информирование собственников помещений. Специфика деятельности по управлению многоквартирным домом состоит в том, что собственники помещений не всегда могут увидеть и, что называется, пощупать результат услуг и работ. Например, если гражданин нанимает бригаду для ремонта квартиры, он сам следит за ходом работ, проверяет качество используемых материалов, видит результат, принимает его, заставляет исполнителей устранять недостатки и т.п., то есть держит руку на пульсе, потому что знает, за что и кому он платит деньги.

С содержанием общего имущества до сих пор ситуация совершенно иная. Из сознания обывателя никак не уйдет мысль, что «где-то есть какая-то управляющая организация, она выполняет какие-то работы, я ей плачу какие-то деньги». В большинстве случаев ни о результате работ, ни об их фактической стоимости (по наименованиям) собственник помещения не имеет понятия. Жильцы видят результат лишь некоторых услуг и работ — чистую придомовую территорию и помещения общего пользования, своевременный вывоз мусора. О состоянии внутридомового инженерного оборудования они могут и не подозревать до момента возникновения аварийной ситуации. Именно поэтому те управляющие организации, которые в условиях ограниченного финансирования предпочитают проводить работы по предотвращению аварийных ситуаций на коммунальных сетях, жертвуя при этом, например, уборкой подъездов, никогда не дождутся благодарности от жильцов. И наоборот, достаточно сделать косметический ремонт в подъезде, чтобы завоевать доверие граждан. Убедить жильцов в необходимости проводить капитальный ремонт общего имущества также вряд ли удастся, если до аварий дело не доходило ранее. Но, как известно, дешевле аварию предотвратить, чем устранять сначала ее последствия и только затем причины. Поэтому управляющей организации, которая серьезно относится к своему бизнесу и клиентам, нужно менять сознание собственников помещений. Жильцы должны знать, в каком состоянии находится общее имущество в целом и его отдельные элементы (и не только те, что на виду). Они должны иметь информацию о том, какие меры предпринимает управляющая компания для улучшения состояния общего имущества. Это позволит им трезво взглянуть на ситуацию и принимать взвешенные решения на общих собраниях (например, поддержать непопулярное предложение компании об увеличении платы за содержание и ремонт общего имущества).

С учетом вышеизложенного можно назвать несколько составляющих отчета управляющей организации перед собственниками помещений.

Состояние общего имущества

Составление данного раздела отчета не должно стать чем-то новым для управляющей организации, поскольку проведение осмотров общего имущества и оформление их результатов актами входят в круг обязанностей по содержанию общего имущества, возлагаемых на управляющую организацию законом (пп. 2 п. 11, 13, 14 Правил содержания и ремонта общего имущества, п. 2.1 Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда, утвержденных Постановлением Госстроя РФ от 27.09.2003 N 170). Кроме того, в Письме от 20.12.2006 N 14316-РМ/07 Минрегион рекомендовал при смене управляющих организаций составлять двусторонний акт состояния общего имущества, который может использоваться для оценки результативности работы предыдущей компании, а также для планирования работ по управлению, обслуживанию и ремонту общего имущества компанией-преемником.

Форма такого акта законом не установлена, однако традиционно организации пользуются формой, приведенной в приложении 1 к Правилам проведения органом местного самоуправления открытого конкурса по отбору управляющей организации для управления многоквартирным домом. Вместе с тем, полагаем, данная форма является излишне подробной для собственников помещений. Управляющая организация вправе составить собственную форму раздела отчета о состоянии общего имущества, в которой акцентировано внимание только на необходимых моментах, в частности на процентах износа отдельных внутридомовых инженерных систем для предоставления коммунальных услуг и других конструктивных элементов общего имущества, на сведениях о последнем капитальном ремонте, проведенном в доме. Эти данные помогут объяснить собственникам имеющийся уровень аварийности, обосновать необходимость проведения ремонта и повышения размера платы.

Перечень услуг и работ

Этот раздел отчета должен повторять перечень услуг и работ, утвержденный на общем собрании (п. 17 Правил содержания и ремонта общего имущества) и представленный в приложении к договору управления (пп. 2 п. 3 ст. 162 ЖК РФ). Полагаем, что степень детализации управляющая организация должна выбрать самостоятельно. Вероятно, наиболее целесообразно найти золотую середину между двумя крайними точками: «содержание и ремонт общего имущества» из платежного документа и очень подробный перечень, который приведен в приложениях 2 и 3 к Правилам проведения органом местного самоуправления открытого конкурса по отбору управляющей организации для управления многоквартирным домом. Важно, чтобы представленный перечень с наименованием и объемами тех или иных услуг и работ был конкретным (например, включать в отчет такое обобщенное наименование услуг, как содержание помещений общего пользования, нецелесообразно, ведь его нельзя измерить в натуральных величинах; нужно писать «уборка подъездов» с конкретным количеством уборок в определенный период времени). По нашему мнению, в отчет необходимо включать именно натуральные показатели объема выполненных работ и оказанных услуг. Только в таком случае собственники помещений могут понять, какие работы и в каком объеме были действительно выполнены. Указание суммарной стоимости услуг и работ неинформативно.

Раздел отчета, представленный в таком виде, фактически заменяет собой акт об оказании услуг и выполнении работ. Напомним, что оплате подлежат лишь фактически оказанные услуги и выполненные работы. По общему правилу п. 1 ст. 711 ГК РФ заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. Эта же норма применяется и к правоотношениям по договору возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ). Управляющая организация выставляет собственникам помещений платежные документы исходя из того, что весь объем работ, запланированный договором управления, в конкретном месяце был выполнен. Законом предусмотрен механизм снижения платы в случае нарушения качества и несоблюдения объема работ и услуг. Услуги и работы считаются выполненными в том объеме, в котором начислена плата, если не поступило своевременных заявлений потребителей о нарушении качества.

Особо заметим, что в рамках договора управления компания не только оказывает услуги (не имеющие овеществленного результата, потребляемые в момент оказания), но и выполняет работы (которые имеют материальный результат). Закон требует документального оформления передачи заказчику результата работы — путем подписания акта (ст. 720, 753 ГК РФ). Со дня подписания акта отсчитывается срок, в течение которого заказчик вправе предъявлять претензии к качеству работ (ст. 724 ГК РФ). Особенно это актуально для выполнения работ по ремонту общего имущества. В связи с этим управляющая организация заинтересована в том, чтобы иметь подписи представителей собственников помещений на соответствующем акте. Если представители собственников помещений участвовали в приемке работ, это целесообразно отразить в отчете, например, путем составления справочной таблицы (с графами «Вид и объем работ», «Дата приемки», «ФИО представителя собственников»).

К вопросу о стоимостных показателях в отчете

Безусловно, одними показателями технического состояния общего имущества и сведениями об объемах оказанных услуг и выполненных работ в натуральных единицах измерения в отчете управляющей организации не обойтись. Между собственниками помещений и исполнителем проводятся финансовые расчеты, поэтому определенная информация о денежных потоках должна найти отражение в отчете. Но вот вопрос: какая именно?

Стоимость услуг или смета доходов и расходов?

Очень часто в рекомендуемых органами самоуправления формах отчетов, а также в самостоятельно разработанных управляющими компаниями формах можно встретить такие показатели, как затраты на выполнение тех или иных работ. Полагаем, что эти данные не просто не нужны собственникам помещений (и не несут для них смысловой нагрузки), предоставление такой информации не укладывается в сущность отношений по договору управления.

Согласитесь, заказчику по договору подряда (оказания услуг) сведения о расшифровке затрат подрядчика (исполнителя) совершенно не нужны. Впрочем, и подрядчик вряд ли будет раскрывать показатели своей хозяйственной деятельности перед заказчиком: зачем заказчику знать, какую прибыль он приносит подрядчику. Но даже если подрядчик работает себе в убыток, информация о сумме убытка никак не повлияет на отношения с заказчиком (подрядчик не может требовать повышения цены только потому, что несет убытки по договору). Все финансовые расчеты между сторонами основаны на условиях договора, определенных на стадии его заключения. Если подрядчику было ясно, что согласованные цена и объем работ повлекут убытки, он вправе был отказаться от заключения договора. Если же это стало очевидно уже в процессе исполнения договора, то это также не является основанием для одностороннего изменения условий договора, а квалифицируется как предпринимательский риск подрядчика.

Мнение эксперта. В отчете управляющей организации нет места смете доходов и расходов по многоквартирному дому. В нем должна быть отражена стоимость работ и услуг.

Все сказанное полностью применимо и к отношениям между собственниками помещений и управляющей организацией. В отчете следует указать стоимость фактически выполненных работ и оказанных услуг, соответствующую их объему в натуральных показателях и ставке платы согласно договору управления. Суммарную стоимость фактически выполненных работ и оказанных услуг нужно сравнить с суммарным размером начисленной платы за содержание и ремонт жилого помещения в данном многоквартирном доме за отчетный период.

Смету доходов и расходов по конкретному многоквартирному дому следует оставить для внутреннего пользования управляющей организацией в качестве инструмента управленческого учета. Кроме того, раскрытие информации о фактических затратах управляющей организации может сыграть не на руку ей самой (например, ее могут использовать конкуренты). Эти сведения опубликовываются в составе бухгалтерской отчетности только в целом по виду деятельности, но не по конкретному объекту управления. Конечно, если управляющая организация полагает, что достигнет каких-либо целей путем предоставления сведений о фактическом размере затрат на обслуживание конкретного дома, ей ничто не мешает включать их в отчет. Однако, по нашему мнению, это нецелесообразно.

Расчеты с собственниками помещений

Наряду со стоимостью услуг и работ по договору управления в отчете следует обратить особое внимание на платежную дисциплину собственников помещений. Основой для формирования этого раздела отчета может стать представленная бухгалтером оборотная ведомость по счету учета расчетов с собственниками помещений (62, 76) в разрезе многоквартирных домов. Так, отдельно нужно указать долг на начало отчетного периода, предъявленные к оплате суммы, поступившие от собственников помещений платежи, задолженность на конец отчетного периода. Полагаем, что эти показатели необходимо раскрывать отдельно по каждому виду коммунальных услуг и по содержанию и ремонту общего имущества. Если производится накопление средств на капитальный ремонт, состояние расчетов по этому основанию также показывается обособленно. Кроме того, управляющей организации, являющейся получателем бюджетных средств на компенсацию расходов, понесенных в связи с оказанием услуг по регулируемым ценам или с предоставлением услуг льготным категориям граждан, также целесообразно отдельно указать расчеты с бюджетом, касающиеся конкретного многоквартирного дома.

На заметку. Информация в отчете о задолженности жильцов может улучшить их платежную дисциплину.

Отражение в отчете управляющей организации задолженности собственников помещений может стать дополнительным стимулом погасить ее и объяснит, почему, например, управляющая организация фактически оказала услуг меньше, чем было предусмотрено договором управления*(2).

Дополнительно в отчет допускается включать информацию о суммах, перечисленных управляющей компанией в адрес ресурсоснабжающих организаций. Если эти суммы равны поступлениям от собственников помещений в оплату коммунальных услуг, управляющая организация покажет, что угроза отключения подачи коммунальных ресурсов в связи с долгами вызвана только неплатежами жильцов.

Нужно ли утверждать отчет?

Некоторые эксперты полагают, что отчет управляющей организации должен быть утвержден на общем собрании собственников помещений. Если считать отчет своеобразным актом о выполнении работ и оказании услуг, с этим следует согласиться. Однако закон не указывает на такую необходимость: в частности, п. 6 ст. 162 ЖК РФ предусматривает автоматическую пролонгацию договора управления вне зависимости от результатов работы за прошлый период. Заметим, что согласно пп. 8 п. 2 ст. 145 ЖК РФ общее собрание членов ТСЖ утверждает отчет товарищества о финансовой деятельности (можно провести аналогию с отчетом управляющей организации), однако термин «утверждение» фактически применяется в значении «ознакомление»*(3). Таким образом, утверждение отчета необходимо, только если это специально предусмотрено договором управления. Кроме того, в договор может быть включено такое условие: отчет считается утвержденным, если в течение 30 дней после его представления в управляющую организацию не поступили возражения, сформулированные на общем собрании собственников помещений. Порядок и результаты рассмотрения возражений собственников по отчету целесообразно прописать в договоре управления. В целом же возражения по отчету следует рассматривать в качестве претензии потребителей (ст. 29 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей») с соответствующими последствиями. Логично предположить, что, если уж собственники, что называется, собрались с силами, чтобы провести собрание и согласовать между собой возражения по отчету, значит, они твердо намерены отстаивать свои права.

* * *

Итак, при разработке формы отчета управляющей организации следует в первую очередь поставить себя на место собственников помещений и задаться вопросом: какую информацию они хотели бы получить? Скорее всего, ответить на этот вопрос будет не очень сложно — любой заказчик хочет знать, какие работы были выполнены, сколько они стоят и как изменилось состояние обслуживаемого имущества. Учитывая это, а также исходя из собственных целей (повысить платежную дисциплину клиентов, обосновать необходимость расширения перечня работ и услуг, повышения размера платы), управляющая организация должна найти оптимальную форму предоставления информации жильцам.

Д. В. Дурново,
главный редактор издательства «Аюдар Пресс»

Журнал «Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», N 3, март 2010 г.
http://gkh.avbn.ru/
Издательство «Аюдар Пресс», тел. (499) 257-0772, e-mail: info@audar-press.ru

*(1) См. статью «Прекращение договора управления многоквартирным домом», N 4, 2009.
*(2) Подробнее см. статью «В пределах собранных средств», N 6, 2009.
*(3) См. статью «Отчет ТСЖ», N 5, 2008.

Версия для печати

© 2007—2014 «Управдомус», e-mail:info@upravdomus.ru
При полном или частичном копировании ссылка на www.upravdomus.ru обязательна.

См. также:
Отличный подарок женщине на 25 лет найдете тут по разумной цене.